INTELIGENCIA TECNOLÓGICA S.A.S — NIT 900792205-5
La Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales para clientes y proveedores de INTELSA S.A.S busca el desarrollo y protección del derecho constitucional que tienen todas las personas a la habeas data en cumplimiento con lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás disposiciones complementarias que hacen parte del marco general de la protección de los datos personales en Colombia. En esos términos, la presente política regula el tratamiento de los datos personales de clientes y proveedores de INTELSA, persona jurídica identificada con N.I.T. No. 900792205-5, constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia y domiciliada en la ciudad de Medellín (en adelante y para efectos del presente documento se denominará INTELSA).
INTELSA está comprometida con la protección de la privacidad y toda la información que pueda asociarse o relacionarse con personas naturales o jurídicas determinadas (en adelante y para efectos del presente documento se denomina los Datos Personales) a los cuales INTELSA tenga acceso en el desarrollo de actividades mercantiles y de prestación de servicios. En esos términos, cualquier información a la que tenga acceso INTELSA de forma gratuita u onerosa, a través de cualquier transferencia o transmisión, se regulará por medio de las presentes disposiciones reglamentarias.
INTELSA podrá tener acceso a través de los diferentes canales de comunicación, físicos o digitales, en lo referente a su recolección, almacenamiento, administración, utilización, procesamiento, análisis, transferencia, transmisión, protección y supresión de datos de identificación (nombre, cédula, edad, género), de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección), de educación (nivel de educación, instituciones, grado de estudio, fecha en las que realizó el proceso educativo), de preferencia de consumo, de visitas y de comportamiento e internet, información financiera, bursátil, de calificación de riesgo, así como referencias personales o comerciales de la persona natural o jurídica y otros datos relevantes para la operación mercantil o que pueda ser considerada como pública, privada, semiprivada o sensible.
INTELSA podrá obtener la información que se detalla en el presente documento por medios digitales o físicos, de forma directa por parte de los titulares o a través del uso de plataformas de Internet pertenecientes a la sociedad, previa autorización expresa por parte del Cliente o el Proveedor. Cualquier interacción que tengan los Clientes o Proveedores en la Plataforma de INTELSA (https://intelsa.co/, en adelante La Plataforma) en donde se solicite información privada, semiprivada o sensible, el titular expresa y otorga su consentimiento al uso de dichos datos conforme se describe en esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales. Las finalidades para las cuales será recolectada la información se encuentran descritas por medio del aviso de privacidad y el presente documento. El manejo, recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos personales recolectados se efectuará de conformidad con las disposiciones relativas a la Ley 1581 de 2012, las circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio y de la Superintendencia Financiera de Colombia, con la presente política, el aviso de privacidad y los manuales internos del tratamiento de datos personales.
Aviso de Privacidad: documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el Responsable del Tratamiento, que tiene a su disposición el Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, por el cual se comunica a los Titulares la existencia de las políticas de tratamiento de información que aplica el Responsable, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la Información y de la empresa que inicie el proceso dentro de la plataforma para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: solo se consideran datos personales los de una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Datos Sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular de la Información o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. INTELSA no solicitará a través de este portal o a través de cualquier otro medio ningún dato sensible a sus clientes.
Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato público: es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna.
Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para el efecto, el Responsable del Tratamiento de la Información será INTELSA y la persona jurídica que inicie el proceso (clientes o proveedores) en la Plataforma.
Plataforma: la página web https://intelsa.co/ o cualquier página web que esté relacionada con el dominio intelsa.co o por medio de la cual se presten o soliciten los servicios de INTELSA.
Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Para el efecto, el Encargado del Tratamiento de la Información será INTELSA y la persona jurídica que inicie el proceso en la Plataforma.
Titular: persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento de Datos Personales: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Usuario: cualquier persona natural o jurídica que acceda a los servicios que se encuentran plasmados en la Plataforma y solicite los servicios prestados por parte de INTELSA S.A.S.
INTELSA, persona jurídica identificada con N.I.T. No. 900792205-5, constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia y domiciliada en la ciudad de Medellín, Antioquia, cuya razón social es INTELSA S.A.S. En el desarrollo de sus actividades mercantiles, INTELSA proporciona a sus clientes y proveedores una Plataforma de contacto y servicios cuyo objetivo es garantizar la atención profesional en las consultas de usuarios, nutrir la relación con los clientes para lograr su fidelización y, en general, ser aliado estratégico en todo lo relacionado con servicio y atención al cliente de quien requiera sus servicios. INTELSA realiza la verificación de información suministrada por cada uno de los clientes, bajo la autorización previa y expresa de la presente Política, para determinar la veracidad de documentos e información personal, privada o semiprivada, analizando, entre otros elementos: (i) estado de seguridad social, (ii) antecedentes judiciales o de policía, (iii) reconocimiento facial, (iv) reportes en centrales de riesgo y listas restrictivas, (v) verificación de certificados laborales, (vi) verificación de certificados académicos, (vii) visitas domiciliarias, (viii) referencias laborales, (ix) referencias académicas, (x) referencias comerciales, (xi) información almacenada en bases de datos públicas, (xii) información almacenada en bases de datos privadas suministradas con autorización previa del titular, (xiii) análisis del modelo de negocio, (xiv) documentos de identificación, (xv) documentos jurídicos de constitución y (xvi) cualesquiera otros documentos que aseguren la probidad de la seguridad en el acceso a los servicios prestados por INTELSA S.A.S.
INTELSA podrá realizar la verificación por medio de su plataforma, de sus contratistas, trabajadores o de terceras personas, naturales o jurídicas, previa autorización del titular de los datos, entre otros, de los siguientes documentos, información o verificación:
Verificación básica: validez de documento de identificación (Registraduría Nacional del Estado Civil); antecedentes judiciales (Policía Nacional); antecedentes disciplinarios (Procuraduría General de la Nación); antecedentes fiscales (Contraloría General de la República); infracciones de tránsito (SIMIT); licencia de conducción (RUNT); estado del RUT (DIAN); estado de seguridad social en salud, pensiones, riesgos profesionales y caja de compensación familiar (RUAF); antecedentes penales internacionales (Interpol).
Verificación en listas restrictivas: verificación de candidatos en listas nacionales e internacionales de lavado de activos y financiación al terrorismo (registros de la OFAC — “Lista Clinton”— y Personas Expuestas Políticamente —PEP—).
Verificación de certificados laborales: confirmación de existencia de empresas y fechas en que trabajó. Verificación de referencias laborales: entrevistas a previos empleadores o jefes directos, con preguntas estándar o personalizadas. Referencias personales: entrevistas a personas cercanas al candidato. Visita domiciliaria: valida la información comercial y el domicilio de la persona natural o jurídica para determinar su existencia.
La información detallada en relación con cada uno de los servicios prestados por medio de las Plataformas de INTELSA se encuentra descrita en sus Términos y Condiciones. Como resultado de la prestación de los servicios, INTELSA implementa la presente Política de Privacidad y Protección de Datos, la cual busca garantizar la protección y el almacenamiento de las bases de datos que contengan información personal o socialmente relevante de clientes o proveedores bajo estrictos parámetros de seguridad, transparencia y confidencialidad.
Esta Política de Privacidad y Protección de Datos se aplica con carácter general a los clientes o proveedores de INTELSA, así como a socios comerciales, comercios afiliados, empleados, colaboradores, contratantes y cualquier persona cuyos datos personales sean o vayan a ser tratados por la sociedad. Su finalidad es garantizar los derechos de los titulares e informar los mecanismos y procedimientos para hacerlos efectivos, realizar preguntas, quejas y reclamos, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias.
La información recolectada podrá tener la siguiente finalidad: (i) almacenamiento en bases de datos de INTELSA; (ii) establecer, mantener y retroalimentar la relación comercial; (iii) procurar la efectividad y seguridad de los servicios; (iv) proteger y ejercer los derechos del titular y de INTELSA y/o sus contratistas; (v) cumplir con los servicios contratados; (vi) gestionar consultas y reclamos; (vii) enviar ofertas comerciales y desarrollar actividades de mercadeo, estadísticas, investigación y comercialización conforme a la ley; (viii) remitir información comercial o de servicios; (ix) fortalecer relaciones comerciales, toma de pedidos, atención de PQR y evaluaciones de calidad; (x) facturar y cobrar los servicios; (xi) verificar el cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales; (xii) mejorar y promocionar el servicio; (xiii) atender requerimientos judiciales o administrativos; (xiv) transmitir datos a terceros con los que se hayan celebrado contratos para prestar el servicio; (xv) cumplir obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables; (xvi) enviar información de nuevos productos o servicios; (xvii) compartir datos con empresas de servicios u outsourcing (incluidos medios de pago, seguros o intermediarios de pagos); (xviii) corroborar con entidades financieras, comerciales o civiles la calificación crediticia o ante centrales de riesgo.
Esta Política se aplicará en todo el territorio de la República de Colombia por parte de INTELSA S.A.S., sus empleados y, en lo que corresponda, por aquellos terceros con los que la sociedad acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relacionada con el Tratamiento de Datos Personales de los cuales es responsable. Asimismo, se aplicará a terceras personas naturales o jurídicas con quienes la sociedad suscriba cualquier relación contractual, con el fin de que conozcan sus obligaciones, finalidades y los esquemas de seguridad y confidencialidad que deben adoptar.
En desarrollo de sus actividades comerciales, para la prestación de los servicios descritos en sus Términos y Condiciones, INTELSA solicita a sus clientes —y estos a su vez a sus prospectos de empleados, clientes, proveedores o terceros asociados— diferentes datos personales necesarios para realizar de forma adecuada y por medios electrónicos los flujos de verificación contratados. Para el efecto, INTELSA podrá solicitar y tratar, sin que sea una lista taxativa: nombre completo; fecha y lugar de nacimiento; número y copia del documento de identidad; nacionalidad; número telefónico; correo electrónico; dirección de domicilio; información financiera, bancaria y/o crediticia; número de identificación tributaria; composición accionaria; certificado de existencia y representación legal; Registro Único Tributario; certificado de cuentas bancarias; referencias comerciales, personales o académicas; e imágenes, fotografías u otros elementos gráficos para el análisis de viabilidad de la prestación de servicios.
INTELSA no recolectará información que no sea necesaria para la prestación de sus servicios y la almacenará bajo estándares internacionales de seguridad informática. También podrá recolectar y almacenar información suministrada por terceros, siempre que sus titulares hayan aceptado de forma previa y expresa una Política de Protección y Tratamiento de Datos que cumpla con el lleno de los requisitos legales.
Los datos que proporcione podrán tener uno o más de los siguientes tratamientos: procesar, completar, actualizar, modificar, cancelar o imprimir los servicios contratados a través de INTELSA por cualquier medio (electrónico, telefónico o presencial), incluyendo la verificación de fuentes de información; dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con los Clientes; enviar notificaciones vía correo electrónico sobre el servicio (confirmaciones, modificaciones, cancelaciones, saldos e invitaciones a evaluar el servicio); realizar llamadas telefónicas para verificar operaciones o para solicitar información o documentos que permitan establecer la identidad del cliente; enviar información técnica, operativa, comercial, publicitaria o promocional; mantener y actualizar bases de datos que generan estadísticas para mejorar los servicios; y compartir, transferir y transmitir datos personales a terceros para los fines relacionados con la operación y prestación de servicios.
Igualmente: realizar cualquier actividad complementaria o auxiliar para la adecuada comercialización de los productos y servicios de verificación; realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado; responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales; ofrecer la gama de productos y servicios de INTELSA; enviar promociones, publicidad y cupones de descuento propios y de empresas con relación corporativa; y, en general, recolectar, utilizar, administrar, almacenar, analizar, anonimizar, indexar, segmentar, perfilar, procesar, transmitir, transferir, verificar, efectuar cobros y compartir información con centrales de riesgo en caso de ser necesario. Los mensajes o avisos promocionales se envían únicamente a quien ha aceptado suscribirse y el titular puede darse de baja en cualquier momento a través del enlace dispuesto para tal fin en cada mensaje.
En INTELSA nos comprometemos a dar un tratamiento veraz, completo, comprobable, transparente, seguro y confidencial a toda la información que nos proporcione, quedando prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
INTELSA ha implementado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias y a su alcance para permitir la confidencialidad y prevenir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos recolectados y objeto de tratamiento conforme a la presente Política.
INTELSA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de dichos datos. En su condición de Encargado del Tratamiento, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando que sea posible verificar su otorgamiento. La autorización podrá obtenerse mediante documento electrónico, físico, mensaje de datos, Internet, sitios web o cualquier otro formato que permita concluir, mediante conductas inequívocas, que de no haberse surtido la misma los datos no se hubieran almacenado o capturado.
La autorización será solicitada de manera previa al tratamiento de los datos personales. En consecuencia, los clientes, usuarios y proveedores aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme a esta Política cuando proporcionen sus datos a INTELSA a través de su plataforma electrónica o de cualquier medio de comunicación, y no indiquen lo contrario expresamente y por escrito. Los clientes aceptan que están autorizando a INTELSA para que, en calidad de responsable, trate los datos personales de cada uno de los titulares de acuerdo con las finalidades descritas en el presente documento.
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el titular cuenta con los siguientes derechos: (i) conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a INTELSA; (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada a INTELSA como Responsable/Encargado del Tratamiento; (iii) ser informado por INTELSA sobre el uso dado a sus datos personales; (iv) presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante INTELSA; (v) revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; y (vi) acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
Los titulares podrán ejercer sus derechos presentando su cédula de ciudadanía o cualquier documento de identificación. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente o a través de sus padres o de los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo con la documentación pertinente. Asimismo, podrán ejercer los derechos del Titular todos los legitimados presentando el documento respectivo.
En el ejercicio de su objeto comercial, la sociedad puede recolectar y tratar Datos Sensibles, tales como —sin limitarse a—: (i) imágenes, fotografías y/o grabación de voz; (ii) datos que puedan implicar discriminación por su tratamiento, como información relativa a la filiación política, religiosa o filosófica. De igual forma, se podrán tratar otros Datos Sensibles relativos a salud, género y cualquier información cuyo tratamiento pueda involucrar la discriminación de los titulares; en tal caso se informará a los titulares para que den un consentimiento independiente y libre.
Se procurará que estos datos sean tratados con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles hace parte de la seguridad de su privacidad; por lo tanto, solo el personal con autorización podrá acceder a dicha información. INTELSA no realizará el tratamiento de datos personales de menores de edad, en calidad de responsable o de encargado.
Consultas. De conformidad con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en cualquier base de datos. Este derecho, así como los demás, solo podrá ser ejercido por el titular o sus causahabientes, previa acreditación de identidad, o por su representante previa acreditación de la representación. Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla en dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Reclamos. El titular o sus causahabientes que consideren que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o adviertan un presunto incumplimiento de la ley, podrán presentar un reclamo. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para subsanar las fallas; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que ha desistido. Si quien recibe el reclamo no es competente, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo; cuando no sea posible, se informará al interesado antes del vencimiento los motivos de la demora y la nueva fecha, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes.
Supresión. El titular tiene derecho, en todo momento, a solicitar la supresión de sus datos personales cuando considere que no están siendo tratados conforme a la ley, hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados, o se haya superado el período necesario para dicha finalidad. La supresión implica la eliminación total o parcial de la información. No obstante, INTELSA podrá negar el ejercicio de este derecho cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; cuando la eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas; o cuando los datos sean necesarios para proteger intereses jurídicamente tutelados, cumplir una obligación legal o realizar una acción en función del interés público.
Revocatoria de la autorización. Los titulares pueden revocar el consentimiento en cualquier momento, siempre que no lo impida una disposición legal. INTELSA establecerá mecanismos sencillos y gratuitos para ello. La revocatoria puede ser total (sobre todas las finalidades) o parcial (sobre tipos de tratamiento determinados, por ejemplo fines publicitarios o de estudios de mercado). El titular deberá indicar en su solicitud si la revocación es total o parcial y, en el segundo caso, con cuál tratamiento no está conforme. En algunos casos el consentimiento no podrá revocarse por su carácter necesario para el cumplimiento de un contrato o por disposición legal.
El Cliente y los Usuarios aceptan que algunos de los datos personales que proporcionan serán transferidos a proveedores, empresas afiliadas, asociadas o vinculadas para procesar y completar los servicios contratados; igualmente, INTELSA recibe datos personales desde sus vinculadas, asociadas o proveedores. La finalidad del tratamiento será siempre igual, análoga o compatible con aquella para la cual se recabaron inicialmente.
INTELSA se reserva el derecho de revelar información personal en los siguientes casos: ante peticiones de autoridades estatales para investigar hechos ilícitos o fraudulentos; para establecer o defender los derechos de INTELSA ante fraudes o demandas; para cumplir requerimientos de la Superintendencia Financiera o de Industria y Comercio; en auditorías fiscales o administrativas; como consecuencia de contratos de transmisión o transferencia de datos a aliados comerciales, contratistas o proveedores; para verificar la información suministrada por el titular con terceros con capacidad de verificación; ante solicitud de cualquier autoridad del Estado; y cuando INTELSA juzgue necesario investigar o actuar ante reportes de fraude o ilícitos.
La Ley 1581 de 2012 establece los derechos que el titular puede ejercer en cualquier tiempo sobre sus datos personales: acceso, actualización, rectificación y cancelación o supresión. Adicionalmente, los titulares tienen derecho a ser informados de cambios sustanciales en la presente Política y recibirán una nueva solicitud de autorización cuando dichos cambios modifiquen la finalidad del tratamiento.
Si necesita acceso a los datos personales que proporcionó o ejercer alguno de sus derechos, comuníquese a administrativa@intelsa.co indicando: nombre completo y teléfono o domicilio; copia de una identificación oficial con foto que lo acredite como titular o representante legal; qué desea que se haga con sus datos personales; y cualquier otra documentación que pretenda hacer valer. Si INTELSA requiere más información, lo comunicará dentro de los cinco (5) días siguientes; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que ha desistido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo, prorrogables por ocho (8) días hábiles cuando no sea posible atenderlo en el primer término.
INTELSA S.A.S. no será responsable —civil, comercial, penal o bajo cualquier otra responsabilidad dentro del marco jurídico colombiano— más allá de los límites establecidos en la legislación aplicable. En especial, INTELSA no es responsable por la veracidad de los datos proporcionados por las fuentes y los usuarios de la Plataforma. El cliente o proveedor acepta que es responsable ante cualquier autoridad sobre las bases de datos que se encuentren en su poder y dejará indemne a INTELSA de cualquier responsabilidad al respecto. Para las verificaciones respecto de terceros, el Cliente manifiesta bajo la gravedad de juramento que ha recabado la autorización para el tratamiento de datos personales de sus potenciales clientes, empleados, prestadores de servicios o cualquier tercero cuyos datos sean sometidos a verificación, incluyendo la autorización para su transmisión.
INTELSA se reserva el derecho de modificar o cambiar esta política cuando sea necesario o por cambios normativos. Los cambios entran en vigor en el momento en que son publicados. Al usar este sitio y procesar solicitudes con INTELSA por cualquier medio, usted acepta esta política. Si tiene dudas, contáctenos describiendo su caso ampliamente.
Esta Política de Privacidad y Protección de Datos Personales entra en vigor el día de su publicación. La información suministrada será almacenada por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha de publicación, para atender la normatividad aplicable en temas administrativos, contables, fiscales y jurídicos del Responsable y Encargado del tratamiento de la información.
